Οδηγίες ψηφιακής αρχειοθέτησης Παραστατικών


Πέμπτη 1 Μαρτίου 2018 Έκδοση 1.005

1. Κατηγοριοποίηση Παραστατικών και Αρχείου

Για την ψηφιακή αρχειοθέτηση των παραστατικών θα χρησιμοποιηθούν οι εξής κατηγορίες:

INC - Έσοδα
ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ-ΙNC.PDF
Αφορά κάθε τιμολόγιο ή άλλο στοιχείο που εκδίδετε.
Εφόσον υπάρχουν σειρές και ειδική αρίθμηση καλό είναι να γίνεται αναφορά στο τέλος του αρχείου.
EXP - Έξοδα
ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ-EXP.PDF
Αφορά κάθε παραστατικό δαπάνης που πραγματοποιείται για το επάγγελμα σας.
PAY, TAX - Πληρωμές
ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ-TAX.PDF
Αφορά πληρωμές φόρων
ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ-PAY.PDF
Αφορά διάφορες πληρωμές
- για iδιωτικό αρχείο ελέγχου πιστωτικών καρτών καταναλωτη
    Φάκελοι:
  • Τα παραστατικά πρέπει να ταξινομούνται στον αντίστοιχο φάκελο ανάλογα με την ημερομηνία έκδοσης.
  • Περίοδοι
  • Καλό είναι να υπάρχει τουλάχιστον ένας ψηφιακός φάκελος ανά, οικονομική περίοδο,
  • 2018.Α
    μήνας

    2018.01
    τρίμηνο

    2018
    Έτος
    Κατηγορίες
  • Επίσης δύναται να υπάρχουν υποκατηγορίες,
    εκτός και εάν είναι λίγα τα παραστατικά

Σημείωση: για απλογραφικά βιβλία Β,’ κατηγορίας
να μην επισυνάπτονται πληρωμές, εισπράξεις προμηθευτών όταν τηρούνται εκτός από
τα έξοδα ενοικίου, έξοδα τραπέζης, πληρωμές Ασφαλιστικών Εισφορών πάσης φύσεως

2. Σαρωση Παραστατικών

    Λογισμικό σάρωσης:
  • Καθώς πολλά λογισμικά σαρωτών είναι δυσχρηστα,
    ...μπορείτε να δοκιμάσετε το λογισμικό icopy, εφόσον είναι συμβατό με το scanner σας
  • Όγκος δεδομένων:
  • Θερμή παράκληση η κάθε σελίδα παραστατικού να μην υπερβαίνει σε όγκο τα 250KB με μορφή .PDF.
  • Μέγεθος ψηφιακού εγγράφου :
  • Tα παραστατικά θα πρέπει να σαρώνονται για αναλογία χαρτιού Α4 όπου αυτό είναι εφικτό
  • Παραστατικά ανά αρχείο :
  • Το κάθε παραστατικό θα πρέπει να σαρώνεται σε ξεχωριστό αρχείο.
  • Παραμετροποίηση Σαρωτή
  • το scanner) μπορεί να παραμετροποιηθεί ώστε να σαρώνει τα παραστατικά
    ως έγγραφα και όχι ως φωτογραφίες σε χαμηλή ανάλυση πχ 150dpi

3. Σύνθεση Ονοματοθεσίας Παραστατικών

Κάθε παραστατικό πρέπει να έχει τουλάχιστον τέσσερα αναγνωριστικά στοιχεία ονοματοθεσίας:

    Ημερομηνία:
  • Πρέπει να είναι της μορφής YYYY.MM.DD, δηλαδή πρέπει να υπάρχουν τέσσερα ψηφία για το έτος, δύο για τον μήνα και δύο για την ημέρα.
  • 2018.03.01-ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ.PDF
    Στοιχείο με ημερομηνία έκδοσης 1η Μαρτίου 2018

    Κατά αυτόν τον τρόπο ταξινομώντας, στο λειτουργικό σας σύστημα ή στο online ηλεκτρονικό αρχείο,
    .. κατά το όνομα του αρχείου
    ..έχετε ακέραια ημερολογιακή ταξινόμηση

    Προσοχή! Η ημερομηνία του αρχείου θα πρέπει να είναι ίδια με την ημερομηνία έκδοσης του στοιχείου
    – όχι της πληρωμής ή της παραλαβής.

    2018.03.01-ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ.PDF
    Στοιχείο με ημερομηνία έκδοσης 1η Μαρτίου 2018 που παρελήφηκε την 1η Απριλίου 2018

    Στην περίπτωση που ένα στοιχείο σταλθεί εκπρόθεσμα
    .. θα καταχωρείται με ημ/νια πρώτης εργάσιμης τριμήνου, ενώ η αυθεντική ημερομηνία θα εγγράφεται στο τέλος του αρχείου

    2018.12.31-ΧΧΧΧΧΧΧΧΧΧ-20180301.PDF
    Ξεχαμένο Στοιχείο με ημερομηνία έκδοσης 1η Μαρτίου 2018 που παρελήφηκε την 1η Δεκεμβρίου 2018
    Διακριτικός τίτλος ή Επωνυμία
  • Αν αποτελείται από περισσότερες από μία λέξεις, ο διαχωρισμός των λέξεων θα γίνεται με τελεία. Να προτιμάται μια λέξη.
  • ΧΧΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ-WILD.E.COYOTEE-XXX.PDF
    Τιμολόγιο από τον επιχειρηματια με επωνυμία "Wild E. Coyotee ΕΠΕ - GENIUS"
    Συνολική αξία
  • (συμπεριλαμβανομένου Φ.Π.Α.): Όλα τα ποσά θα αναγράφονται ως δεκαδικοί αριθμοί με δύο δεκαδικά ψηφία. Ο διαχωρισμός των δύο αυτών δεκαδικών ψηφίων από τα υπόλοιπα ψηφία θα γίνεται με τελεία.
  • Προσοχή! Στην Αξία δεν περιλαμβάνονται προηγούμενα υπόλοιπα ή έξοδα (πχ Υπόλοιπα ΔΕΗ, ΕΥΔΑΠ,VODAFONE, WIND κλπ)

    Κατηγορίες
  • Μία από τις παραπάνω τεσσερις κατηγορίες (ΙNC, EXP, TAX, PAY).

3. Παράδειγμα Ολοκληρωμένης Ονοματοθεσίας

  • Τα τέσσερα αυτά στοιχεία θα διαχωρίζονται μεταξύ τους με μεσαία παύλα.
  • 2018.12.01-WILD.E.COYOTEE-1526.38-EXP-20180301.pdf
    Τιμολόγιο από τον επιχειρηματια με επωνυμία "Wild E. Coyotee ΕΠΕ - GENIUS",
    Αξίας 1526,38€,
    Στοιχείο με ημερομηνία έκδοσης 1η Μαρτίου 2018
    ..που παρελήφηκε την 1η Μαίου 2018

4. Πληκτρολόγηση Ονοματοθεσίας

    Η πληκτρολόγησης πρέπει να γίνεται γρήγορα και χωρίς λάθη προς αυτή την κατεύθυνση
    σύμμαχος σου είναι .. το πληκτρολόγιο και εχθρός .. το mouse

    Για να κάνεις την πρώτη σου ονοματοθεσία, συγκέντρωσε όλα τα αρχεία σε έναν φάκελο και:
    πάτα τα εξής πλήκτρα στο πληκτρολόγιο:
    (επέλεξε το πρώτο αρχείο με mouse ή πλητρολόγιο)
    (βρες τα επόμενα πλήκτρα στο πληκτρολόγιο, και πάτα τα διαβάζοντας τις οδηγίες)
    [F2] - Πάνω δεξιά - Μετονομασία αρχείου
    [HOME] - κέντρο αριστερα διπλα στο delete -Φέρνεις το κέρσορα μπροστά
    [DELETE] - κέντρο αριστερα - παρατεταμένα μέχρι να διαγραφούν τα περιεχόμενα
    (πληκτρολόγηση) πχ 2018.12.01-WILD.E.COYOTEE-1526.38-EXP-20180301.pdf
    [ENTER] - για αποθήκευση
    [ΚΑΤΩ ΒΕΛΟΣ] - Για να βρεις το επόμενο αρχείο, υποθέτωντας ότι είναι όλα σε έναν φάκελο
    [ENTER] - Για να το ανοίξεις
    (ανάγνωση) - Παίρνεις όλες τις απαραίτητες πληροφορίες
    [ALT] μαζί με [F4] - Αριστερά - κλείνεις το αρχείο
    [F2] - Πάνω δεξιά - Μετονομασία αρχείου
    (κλπ)
επιστροφή στην κορυφή